Ursachenanalyse – erklärt mit Beispielen und Methoden (2023)

Um zu verstehen, was eine Ursachenanalyse ist und wie sie funktioniert, sollten Sie einige häufig gestellte Fragen berücksichtigen. Wenn ich krank bin und bei der Arbeit krank werde, gehe ich zum Arzt und frage nach der Ursache der Krankheit. Wenn mein Auto nicht anspringt, lasse ich das Problem von einem Mechaniker diagnostizieren. Wenn mein Unternehmen in einem Bereich schlechter (oder besser) abschneidet als erwartet, versuche ich herauszufinden, warum.

Jedes dieser Beispiele kann leicht behoben werden. Wenn es mir nicht gut geht, bleibe ich zu Hause und stelle einen Eimer neben mein Bett. Ich kann mein kaputtes Auto vor der Haustür parken und stattdessen den Bus nehmen. Diese Lösungen bekämpfen jedoch nur die Symptome, nicht die Grundursache: Die Grundursache könnte eine Magengrippe sein, die in einem Fall Medikamente erfordert oder in einem anderen Fall die Reparatur einer defekten Lichtmaschine erfordert. Um der Sache auf den Grund zu gehen und eine Lösung zu finden, musste ich eine Ursachenanalyse durchführen. Nur wenn ich die Ursache finde, kann ich das Problem beheben.

In diesem Artikel wird zunächst der Begriff „Ursachenanalyse“ definiert. Anschließend werden gängige Techniken zur Ursachenanalyse vorgestellt, einige Methoden ausführlich erläutert und Beispiele gegeben.

So weit, ist es gut. Was ist eine Ursachenanalyse?

Bei der Root Cause Analysis (RCA) handelt es sich um den Prozess, mit dem die Grundursache eines Problems ermittelt wird, um eine geeignete Lösung zu finden. Die zugrunde liegende Annahme ist, dass die systematische Vorbeugung und Beseitigung zugrunde liegender Probleme viel wirksamer ist als die bloße Behandlung von Symptomen.

Bei der Ursachenanalyse können verschiedene Prinzipien, Techniken und Methoden zum Einsatz kommen, um die Grundursache eines Ereignisses oder einer Entwicklung zu ermitteln. Über die Aufdeckung einfacher Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge hinaus bietet die Ursachenanalyse das Potenzial, prozess- oder systembezogenen Fehlern tatsächlich auf den Grund zu gehen.

Ziele und Interessen

erstes ZielBei der Ursachenanalyse geht es darum, die Ursache eines Problems oder Ereignisses zu ermitteln.

zweites TorDabei handelt es sich um ein detailliertes Verständnis darüber, wie das zugrunde liegende Problem, das die Ursache verursacht, in Zukunft behoben, kompensiert oder verhindert werden kann.

drittes TorDabei handelt es sich um die Anwendung der aus der Analyse gewonnenen Erkenntnisse, um künftigen Problemen systematisch vorzubeugen oder Erfolge zu reproduzieren.

Das dritte Ziel ist besonders wichtig, da die beste Analyse ohne nachträgliche Maßnahmen letztlich wertlos ist. Auch Probleme, die Kernprozesse und Systeme betreffen, können durch eine Ursachenanalyse angegangen werden, sodass in Zukunft keine Fehler mehr auftreten. Im American Football könnten die Ergebnisse einer Ursachenanalyse beispielsweise wie folgt aussehen: Wenn ein Spieler eine Gehirnerschütterung erleidet, ist es sinnvoll, dass dieser Spieler in Zukunft einen Helm trägt, um Gehirnerschütterungen vorzubeugen, anstatt nur die Symptome zu lindern und den Schaden zu lindern wird nicht wieder vorkommen.

Während die Behandlung einzelner Symptome oberflächlich betrachtet fruchtbar erscheinen mag, scheint die gleichzeitige Behandlung mehrerer Probleme ein Fortschritt zu sein. Wenn Sie jedoch nicht die Grundursache diagnostizieren, werden Sie wahrscheinlich immer wieder auf dasselbe Problem stoßen. Schließlich ergänzen die Redakteure der Zeitung nicht nur fehlende Kommas, sie weisen ihre Autoren auch an, Durden gründlich zu recherchieren, damit zukünftige Zeichensetzung korrekt ist.

Das Grundprinzip

Es gibt einige Grundprinzipien der Ursachenanalyse, von denen einige offensichtlich sein sollten. Diese Grundsätze verbessern nicht nur die Qualität der Analyse, sondern helfen dem Analytiker auch, das Vertrauen und die Unterstützung von Stakeholdern, Kunden oder Patienten zu gewinnen.

• Konzentrieren Sie sich auf die Beseitigung und Korrektur der Grundursache, anstatt die Symptome zu behandeln.
• Eine symptomatische Behandlung kann dennoch wichtig sein, um die Situation kurzfristig zu verbessern.
• Bedenken Sie, dass es mehrere Gründe geben kann und dies recht häufig vorkommt.
• Entscheidend ist, wie und warum etwas passiert ist, nicht wer dafür verantwortlich ist.
• Gehen Sie methodisch vor und sammeln Sie konkrete Beweise für die Kausalität, um Kausalhypothesen zu untermauern.
• Stellen Sie ausreichende Informationen bereit, damit Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.
• Überlegen Sie, wie Sie eine Ursache in Zukunft verhindern (oder reproduzieren) können.

Die oben genannten Grundsätze zeigen, dass eine gründliche Analyse eines Problems und seiner Ursachen einen umfassenden und ganzheitlichen Ansatz erfordert. Neben der Ursachenermittlung gilt es auch Zusammenhänge und Informationen zu identifizieren, die als Handlungs- oder Entscheidungsgrundlage dienen können. Kurz gesagt: Eine Analyse ist dann gut, wenn sie geeignete Maßnahmen ermöglicht.

Techniken und Methoden für eine effektive Ursachenanalyse

Es gibt viele Techniken und Strategien, die zur Ursachenanalyse eingesetzt werden können. Daher erhebt die folgende Liste keinen Anspruch auf Vollständigkeit, stellt jedoch einige der gebräuchlichsten und nützlichsten Techniken bereit.

5 Warum-Methode

Eine der am weitesten verbreiteten Techniken zur Ursachenanalyse ist5 Warum oder der 5 Warum-Ansatz.Dieser Vorgang ähnelt in gewisser Weise den forschenden Fragen, die Kleinkinder manchmal ihren Eltern stellen. Jedes Mal, wenn eine Warum-Frage beantwortet wird, folgt die nächst tiefere Frage: „Ja, aber warum?“ Kinder sind also grundsätzlich gute Karriereanalytiker. Es ist allgemein anerkannt, dass fünf WARUM-Fragen in der Regel zur Ursache des Problems führen; je nach Situation können weitere 50 oder zwei Fragen erforderlich sein.

Beispiel:Betrachten Sie noch einmal das vorherige Beispiel des verletzten Fußballspielers. Zu Beginn beschrieb der Spieler ein Problem: Warum schmerzt mein Kopf so sehr? Das ist das erste Warum.
Erste Antwort: Weil ich nicht klar sehen kann.
Zweitens, warum:Warum kann ich nicht klar sehen?
Zweite Antwort: Weil ich mit dem Kopf auf dem Boden aufgeschlagen bin.
Das dritte Warum:Warum stoße ich mit dem Kopf auf den Boden?
Dritte Antwort: Ich wurde in einem Zweikampf bewusstlos und habe mir den Kopf angeschlagen.
Vierter Grund:Warum tut der Aufprall auf den Boden so weh?
Vierte Antwort: Weil er keinen Helm trug.
Fünfter Grund:Warum trägt er keinen Helm?
Fünfte Antwort: Weil wir nicht genügend Helme in der Umkleidekabine haben.

Aha! Nach diesen fünf Fragen wurde festgestellt, dass die Gehirnerschütterung höchstwahrscheinlich auf das Fehlen eines Helms zurückzuführen war. Wenn also in Zukunft dafür gesorgt wird, dass alle Fußballspieler Helme tragen, kann das Risiko einer Gehirnerschütterung verringert werden. (Allerdings schützen auch Helme nicht immer vor Gehirnerschütterungen. Also: immer vorsichtig sein!)

Der 5-Warum-Ansatz macht das Rätselraten zum reinen Rätselraten. Wenn Sie sich Frage für Frage der Ursache nähern, werden die Antworten immer aufschlussreicher. Im Idealfall haben Sie nach der letzten Frage einen fehlerhaften Prozess, den Sie beheben können.

Änderungs-/Ereignisanalyse

Ein weiterer praktischer Ansatz zur Ursachenanalyse besteht darin, die dem Ereignis vorausgehenden Änderungen sorgfältig zu bewerten.
Diese Methode ist besonders dann sinnvoll, wenn es viele mögliche Ursachen gibt. Hierbei wird nicht nur der Zeitpunkt des Fehlers besprochen, sondern auch ein längerer Zeitraum. Auf diese Weise lässt sich der gesamte Geschehensverlauf rekonstruieren.

1.Listen Sie zunächst alle möglichen Ursachen des Ereignisses auf. Diese Gründe können verschiedene Variationen haben, gute und schlechte.

Beispiel:Nehmen wir an, das von Ihnen untersuchte Ereignis ist ein ungewöhnlich starker Verkaufstag für Ihr Berliner Büro und Sie möchten wissen, warum es so gut gelaufen ist, damit Sie den Erfolg wiederholen können. Sammeln Sie dazu zunächst alle Kontaktpunkte mit allen wichtigen Kunden, alle Vorfälle und alle potenziell relevanten Änderungen.

2.Zweitens: Ordnen Sie Änderungen und Ereignisse basierend auf Ihrer Auswirkung darauf. Mögliche Klassifizierungen sind intern/extern, Unternehmenseigentum/sonstiges Eigentum usw.

Beispiel:Im obigen Beispiel werden folgende Ereignisse identifiziert: Ein Vertriebsmitarbeiter präsentiert eine neue Social-Impact-Demo (intern), es ist der letzte Tag des Quartals (extern), es ist der erste Frühlingstag (extern).

3.Im dritten Schritt betrachten Sie alle Ereignisse einzeln und fragen sich, wie sie mit dem beobachteten Phänomen zusammenhängen: Gibt es keinen Zusammenhang, gibt es einen Zusammenhang, gibt es einen beitragenden Faktor, gibt es überhaupt eine mögliche Ursache? Dies ist der wichtigste Analyseschritt, in den auch andere Techniken integriert werden können, wie zum Beispiel der 5-Warum-Ansatz.

Beispiel:Im Rahmen seiner Analyse konnte er keinen Zusammenhang zwischen Verkaufserfolg und neuen Verkaufspräsentationen feststellen. Andererseits sieht er die Tatsache, dass dies der letzte Tag des Quartals ist, als einen Faktor an, der dazu beiträgt. Ein weiterer Faktor wurde sogar als wahrscheinlichster Grund angesehen: Der Vertriebsleiter aus dem Raum Berlin zog in eine neue Wohnung näher am Arbeitsplatz. Deshalb komme ich zu Kundengesprächen in der letzten Semesterwoche immer 10 Minuten früher ins Büro.

4.Viertens wird untersucht, wie die Ursache reproduziert oder behoben werden kann.

Beispiel:Natürlich können sich nicht alle Mitarbeiter ungezwungen bewegen. Das Unternehmen kam jedoch zu dem Schluss, dass dieser Erfolg wiederholt werden könnte, wenn alle Vertriebsmitarbeiter in der letzten Woche des Quartals zehn Minuten früher zu Kundenterminen erscheinen würden.

Fischgrätendiagramm

Eine weitere weit verbreitete Technik istFischgrätendiagramm, auch bekannt als Ishikawa-Diagramm oder Ursache-Wirkungs-Diagramm, lässt sich der Kausalzusammenhang grafisch darstellen. Es kann hilfreich sein, die Ursache zu finden, da es den Benutzer dazu zwingt, nach möglichen Ursachen zu suchen, bis die Ursache des Problems identifiziert ist. Diese Technik ähnelt der 5-Warum-Methode, ist jedoch intuitiver.

Das Problem liegt normalerweise in der Mitte und bildet das „Rückgrat“ des Fischgrätendiagramms. Machen Sie dann ein Brainstorming, um verschiedene Kategorien von Ursachen zuzuordnen und sie als Abzweigungen von der Mittellinie darzustellen – das sind die „Knochen“. Diese Kategorien sind zunächst sehr allgemein gehalten, etwa „persönlich“ oder „umweltbezogen“, und werden dann detaillierter. Mögliche ursächliche Faktoren wie Personalverwaltung, Personalbesetzung oder Ausbildung finden Sie in der Kategorie Personal.

Je mehr mögliche Ursachen und Anteile es gibt, desto näher kommt der Pudel dem Kern. Mit dieser Methode können Kategorien ausgeschlossen werden, die für das Problem nicht relevant sind, sowie relevante Faktoren und mögliche Ursachen identifiziert werden. Der Einfachheit halber sollten Sie überlegen, welche Kategorien geeignet sind, bevor Sie ein Fischgrätendiagramm erstellen.

Gängige Klassifizierungen von Fischgrätendiagrammen:

• Maschine (Ausrüstung, Technologie)
• Methode (Prozess)
• Materialien (einschließlich Rohstoffe, Verbrauchsmaterialien und Informationen)
• Arbeit/Geist (körperliche oder geistige Arbeit)
• messen (prüfen)
• Mission (Zweck, Erwartung)
• Finanzmanagement/-kontrolle (Führung)
• pflegen
• Produkt oder Dienstleistung)
• Ehrenpreis
• H)
• Prozess (System)
• persönlich
• physische Beweise
• Leistung
• Umgebung (Ort, Umgebung)
• Waren ausliefern
• Fähigkeit

Tipps zur Durchführung einer effektiven Ursachenanalyse